Avslutningssamtal

I företag och organisationer skall det hållas avslutningssamtal när någon slutar. Så låter det i de personalprogrammen. Chefen har en skyldighet att tala med den anställde enligt ett visst formulär. Men hur är verkligheten, hålls det några avslutande samtal. Jovars, ett och annat hålls nog, men de hållna samtalen är inte i något majoritet.

Och egentligen är det inte så konstigt att samtalen allt för ofta glöms bort eller göms bort. Den anställde har egentligen inget intresse att säga något. Det "uppriktiga" man inte sagt under sin anställning skall man definivt inte säga när man slutar. Och när man väl bestämt sig för att sluta och offentligt meddelat detta, ja då är det värsta över och tankarna går mot det nya. Och chefen då? Ja, normalt är han lika rädd för verkligheten som barn för brännässlor. Han vill absolut inte höra någon sanning eller något som raserar hans eller hennes tankekonstruktioner. Så båda parter har således ett intresse att glömma samtalet. Och det är synd! För avslutningssamtal som hålls på en prestigelös nivå har mycket att ge. Uppriktiga åsikter berikar chefens tillvaro.

Om normalchefen hade varit lite mer trygg i sig själv och i sin tillvaro hade han vågat möta verkligheten i ett samtal. Varför normalchefen är otrygg återkommer jag kanske till framöver.

Personalenheten som sladdercentral

En känslig funktion i ett företag är personalavdelningen. Normalt fungerar dessa oklanderligt. Man handlägger och hjälper till att lösa även ganska knepiga personalfall. Men ibland fungerar avdelningarna under all kritik. Enheterna har vandrat så vilse i tillvaron att man inte är lämpad sina uppgifter.

Jag har stött på några enstaka personalavdelningar som skapat fler problem än som man varit till hjälp att lösa. Avdelningarna har förlorat sin uppgift ur siktet för länge sedan och blivit en förmedlings- och ryktesspridningscentral. Allahanda uppgifter -sanna eller osanna - mäklas och sprids hämningslöst i organisationen. Någon gång har personalenheten varit i symbios med högste chefen, som på detta sätt relativt enkelt har kunnat sprida den maktinfo som han eller hon har velat plantera.

Som arbetstagare har Du rätt att kräva en kompetent personalavdelning. Ta hjälp av facket och företagshälsan om och när Du som anställd överväger åtgärder. Är du högste chef är det enkelt. Byt ut personalen på personalavdelningen!

Ibland behövs det regler!

Tänk på att som chef ha tydliga regler för när företaget eller du som person engagerar dig i olika bemärkelsedagar mm. Visst är det trevligt med en firmauppvaktning på en medarbetares 50-årsdag, men kom ihåg att behandla alla likvärdigt. Hipp som happ tillämpning håller inte i längden.

Det är viktigt att man på arbetsplatser har tydliga, kända och transparenta regler för uppvaktningar, begravningar mm. Regler som följs och tillämpas på avsett vis. Det kan synas vara en småsak, men för den som blir borglömd på en högtid som normalt är föremål för hedersbevisning, är det en katastrof. Likaså om om firman inte flaggar vid sorgeakt. Detta är förödande för de anhöriga.

Jag propagerar på inte vis för uppvaktningar, flaggningar eller så. Själv har jag alltid varit återhållsam. Men jag vill peka på vikten av att ha regler som är kända och som tillämpas utan avsteg.

Försämringar kan gå fort

Tänk dig en offenligt organisation som fungerar väl. Man ger bra service och håller sina budgetar, man har en kontinuerlig vardagsrationalisering. Man har ansvarstagande personal som flitigt arbetar på och skapar en gemensam bra arbetsmiljö. Ja, man har tom en klok och omtyckt chef.

Kanske jag skall säga några ord till om chefen. Hon är mycket drivande på alla plan, men har inget behov av att ha allt ljus på sig själv eller att påträngande få vara med i fattandet av alla vardagliga beslut. Hon litar på sin personal, ger stor frihet, men har också arbetat fram tillräckligt med skrivna regler mm som alla känner till och kunnat påverka.

Så slutar chefen ganska plötsligt och går vidare till nästa arbete och steg i karriären. Och en ny manlig chef träder in. Kanske bra på sitt sätt, men sin företrädares absoluta motsats. Nu går det raskt utför. På mindre än tre månader är arbetsmiljön körd i botten. Personalen är i uppror. Man börjar formera sig till motattack via facket och vi olika skrivelser. Sjukskrivningarna börjar ta fart. Och sjukdomarna är reella. Det handlar om allvarliga åkommer. Problemen i äktenskapen börjar att öka på. Organisationen är mycket illa ute.

Hur det slutade? Jag vet inte, vi är i realtid och mitt i händelserna. Jag får kontinuerlig information via en f.d arbetskollega. Visst är man lika nyfiken som förskräckt. Det kan inte vara rimligt att en ny chef ostört kan tillåtas bryta ner en fungerande verksamhet?

Handla snabbt eller?

Att kunna fatta snabba beslut uppfattas vara en viktig chefsförmåga. Men stämmer detta i verkligheten? Är inte den viktigaste egenskapen att kunna fatta bra och kloka beslut. Visst kan tidsfaktorn många gånger vara snäv, men sällan så snäv att besluten måste vara momentana. Den chef som ständigt fattar snabba beslut har gått på en myt eller låter sig stressas av personalen.

Jag tror vi måste skilja på beslut och faktiskt handlande. Det mesta en chef gör i vardagen har att göra med faktiskt handlande. Man ger sin personal råd, vägleder eller handleder. Man deltar i sammankomster, svarar i telefon och på mejl mm. Allt detta är mestadels ett faktiskt handlande. Och det faktiska handlandet skall vara snabbt. Organisation och kunder har rätt att kräva snabba svar.

Men när vi kommer till reella beslut blir situationen annorlunda. Nu behöver chefen tid och rådrum. Det är viktigt att man som chef "lärt" sin organisation att komma med beslutsunderlaget i tid. Siste man i kedjan - den beslutande chefen - skall inte behöva hasta för att ta igen en försening som uppkommit i tidigare led!

Arbetsmiljön är viktig

Gång på gång visas i olika undersökningar att en viktig faktorn för företagets framgång är personalens förmåga att hantera relationer. Både internt, personalen emellan, som externt ut mot kund. Framgång handlar mindre om enhetlig klädsel, snygg entré eller några andra attribut.

Av detta kan den enkla slutsatsen dras att chefen måste lägga stor vikt vid att skapa goda relationer. Detta betyder absolut inte att chefen skall driva kring som Bussiga Berra. Tvärtom chefen skall uppvisa mognad och förstå att visa respekt och förståelse för andra. En chef får aldrig delta i skitsnack för att göra sig själv populär i olika läger.

Det finns en samhörighet mellan goda relationer och god arbetsmiljö. Det är svårt att säga vad som föregår det andra. Lite av hönan och ägget. Men det man definitivt kan säga är att vi alla är varandras arbetsmiljö. Det skadar inte att ibland inse och påminna sig själv om att både du och jag skapar arbetsmiljön. Chefen är dock den allar viktigaste personen. Om hon eller han inte förstår att spegla sig i organisationen på ett moget sätt är läget problematiskt.

Konstiga men naturliga känslor

En chef skall vara effektiv och rationell. I sitt dagliga handlande skall känslorna lämnas utanför. Så är väl mångas uppfattning om chefsskapet. Men detta stämmer inte med verkligheten. Den som är chef är också en känslomänniska. Jag har tidígare berört det här med skuld och skam. Det är naturligt och ligger nära tillhands att känna så ibland - tyvärr även när ansvaret egentligen åvilar någon annan. Men man får aldrig fastna i ett skuldtillstånd!

Nära skuldkänslor ligger också att man som chef ibland känner sig som en bluff. Man tvivlar helt enkelt på sig själv. Om du som chef någon gång känner tvivel är det bara i sin ordning och helt naturligt. Alla chefer tvivlar någon gång på sin egen tillräcklighet. Det är motsatsen som är farligt - Om man som chef aldrig sätter sig själv under lupp och tvivlar har man lämnat människoskepnaden och blivit gudalik.