måndag 25 augusti 2008

Veckomöten

Som tidigare sagts, veckomöten eller motsvarande finns på många tjänsteföretag och organisationer. Mestadels är mötena fullständigt värdelösa. Antingen håller chefen hov med sitt introverta pladder eller så ser deltagarna med kolerisk blick framåt och berättar vad de skall göra i den stundande veckan.

Mötena är pga utformningen helt meningslösa. Om man åtminstone hade berört vad man har gjort under den gångna veckan skulle väl mötena kunna fördras. Då hade deltagarna i vart fall tvingats att visa på någon form av produktion. Som många av veckomöten nu är konstruerade blir de bara drömscenarier. Alla vet att det som sägs inte blir gjort, men man spelar med i föreställningen.

Om man istället gör om veckomötena till kreativa rum så kan det börja sprudla. Då lämnar man pladdret och målet att upprätthålla den egna självbilden eller chefens självbild och börjar istället att se mötesdeltagarna som samtalsparners. Man nyttjar den smalade kunskapen och kreativiteten.

De finns några risker med en sådan förändring. Mötena kan bli lite väl långa. Men det är bara att sätta upp snäva tidsgränser. Om två personer kommer in i ett "samtalsflyt" får de helt enkelt stanna kvar på egen hand. En annan risk är att ett problem eller lösning väcker nya tankar och så spårar man från ämnet! Men ytterst handlar det bara om gruppdisciplin.

2 kommentarer:

Sven sa...

Hej
Jag har veckomöten som jag skulle vilja göra mer kreativa. Hur får jag personalen att bli intresserande?
MVH
Sven

Sten sa...

Hej, tack för din kommentar. Frågan du ställer är inte enkel att svara på! Det är svårt att ha någon uppfattning i en reell situation så här rakt ut i det fria. T.ex. vet jag vet inte om din verksamhet producerar varor, tjänster eller tankar! Men jag gör ett kort försök! Allmänt kan sägas att utveckling mer eller mindre handlar om snedstrecket mellan dig och medarbetarna. Snedsträcket mellan chefen/medarbetarna är ofta lika med samverkan. Och grunderna för samverkan ligger mer utanför kroppen än innanför. Chefen och medarbetarna är på något sätt varandras förutsättning och komplement. Det gäller att få till ett fungerande samspel där parterna är uppmärksamma på och respekterar den andre!

I ditt fall skulle man kunna tänka sig att du sätter ner foten och framför att nu måste vi få till ett bättre engagemang här på mötena. Detta brukar alla snabbt bli överens om. (Innerst inne tänker både du och medarbetarna att de andra måste skärpa sig). När första steget väl är taget kan det kanske vara klokt att definiera vad man menar med samverkan och vad man vill få ut med mötena. Jag tycker ett bra möte innehåller kort info från chefen och sedan diskussion om frågor och ämnen som främst medarbetarna vill ta upp. Men man skall hålla sig till sådant som är till gagn för verksamheten.

Frågorna kan uppkomma spontant på mötet medan ämnena bör vara anmälda och planerade enligt lista. En fråga kan förstås övergå till ett ämne. Och när det gäller ämnena kan det vara klokt att någon gång bjuda in externa sakkunniga. Det brukar vara främjande för engagemanget. (Sakkunniga kan oftast hämtas inom egen organisation eller utifrån om man kan få dessa att ställa upp för en billig peng!). Ämne som ”alltid” bör vara på listan med är Marknad och konkurrens, Effektivitet, Samverkan med andra enheter, Interna relationer samt Mål och strategier.

Men frågan kvarstår – hur får man fart på medarbetarna att ställa frågor och ge förslag på ämnen. Det handlar nog främst om att vinna förtroende, dvs. att man som medarbetare skall våga komma över tröskeln från sitt inre. Och våga handlar således om att i trygghet kunna ta första steget. Ett knep kan vara att inledningsvis ta hjälp av en erfaren ”samtalsterapeut”. Alltså någon som naturligt och närmast varsamt kan locka fram alla de frågor och undringar som var en bär med sig – Du har frågor och medarbetarna har frågor. När isen är bruten kommer flödet av sig självt. Ett frågeflyt kan vara några år, sedan måste formerna förnyas!