Ledarskap – Använd tiden rätt

Dagens ämne är på intet sätt nytt – som chef måste man hushålla med sin tid på bästa sätt. Kampen står mellan alla de administrativa uppgifterna och den direkta verksamhetsledningen. Och dessvärre går den senare sällan segrande ur striden. Byråkratin har en tendens att alltid komma i främsta rummet. Och inom byråkratin är det kontrollverksamheten som tar lejonparten av tiden. Alla överordnade eller sidoställda enheter vill ha något utvärderat. Logistik, brand, jämställdhet, lön, kön, mångfald med mera och åter med mera …. Och blanketter och underlag skall lämnas in. Och då har vi inte nämnt alla revisioner som sprider sig som en löpeld över arbetslivet. Och mycket av det underlag som begärs in är inte ens mätbart. Det handlar om subjektiva bedömningar.

Det finns egentligen bara en sak som inte ägnas någon tid och det är produktionsutvärderingen. Och den råkar liksom vara den viktigaste. Vad kan man nu göra åt detta då? Ja, lösningen brukar heta delegera. Men det är inte alltid lösningen. De leder bara till att bekymmer och tidstjuven flyttas till någon annan. För det är ju så som administrationen löst sina problem. Man skickar ut jobbet till cheferna. Och inget blir bättre av chefen skickar mödorna vidare och stjäl dyrbar tid från andra.

Nej, lösningen ligger nog i att chefen bestämmer vad som är viktigast för honom eller henne. Min erfarenhet är att man som chef i första hand skall ta tag i verksamhetsledningen. Därefter gäller det att ha en produktionsuppföljning. Först därefter kan det bli tal om att lämna underlag till alla andra intressenter. Och med denna prioritering löser problemet sig självt. Det blir inte lämnat så mycket underlag till alla kontroller. Tiden finns inte. Och då måste någon, det vill säga högste chefen eller ledningsgruppen, bestämma vad som är viktigast. De får prioritera. För ingen skall tro att allt är lika viktigt. Och det är kanske till och med så att vissa underlag är helt onödiga. Då kan det frigöras resurser som kan användas bättre på annan verksamhet.

Så mitt råd är enkelt – tvinga högsta ledningen att ta ställning vad som är viktigast i underlagsträsket. Då står du som chef även tryggare när någon myndighet kommer och gör en tillsyn.